導入の背景
前任者が作成したExcelに手入力時間がかかっていた
前任者が独自に作成したExcelに手入力していました。本部と米沢と群馬の会計処理をシートで分けていて、それを合算したシートを関数で計算していました。計算式が消えてしまったり、コピーすると別の計算式が入ってしまったりして数字が合わなくなることもあり、どこが間違っているのか目で追わないといけないので時間がかかっていました。
『財政部長』に決めたポイント
パッケージを使えば解消できるかな
Excelでは式がずれるなどのリスクがあり、パッケージを使えば解消できるかなと思ったのがきっかけでした。他の組合にヒアリングしたところ、組合の独自の会計があるので、一般的な企業会計用の会計ソフトだと組合に合わないからカスタマイズが大変だという理由で、企業用ソフトを使用している組合はありませんでした。また、タイミング良くj.unionの営業の方が『財政部長』をご紹介してくださり、この『財政部長』なら組合専用の会計ソフトなので、これしかない！と思い導入に踏み切りました。
導入効果
作業がスムーズになった
当労組は3地区あるのですが、共通のフォーマットで仕訳ができるので作業がスムーズになりました。使用頻度の高い伝票を定型伝票として登録できるので、間違いが減り業務の効率化につながりました。勘定科目の選択が楽になり、仕訳の共有もスムーズになりました。
クラウド版に乗り換えを決めたポイント
働き方にマッチしている
Excelから『財政部長（インストール版）』に変えたときも業務の効率化ができたのですが、インストール版は、固定のPCでしか使えないので、端末と作業場所を限定されてしまいます。書記長は出張や外出が多く、書記は通常は事務所にいるのですが週に1、2回は組合員が多い都内の別の場所に出かけるんです。クラウドなら端末に依存しないので働き方にマッチしていると思いました。
業務が止まるリスクを回避できた
従来のインストール版では、PCが壊れてしまい財政部長が使えなくなるというリスクが常にありました。今回、クラウド版にしたことにより、これらの大きなリスクから解放されたことも大きく導入を後押ししました。
クラウド版の導入効果
いつでもどこでも
書記長が出張先でちょっと予実実績表を見るとか、書記が別の事務所に移動したときでもちょっと手があいているときに入力するなど会計のことができるし、外出先でもどこでも使えるので便利です。これが一番大きいですね。表示スピードが速いためトータルで会計処理の工数が削減しました。インストール版はPCが壊れてしまったら『財政部長』が使えなくなってしまうのですが、その心配もないのも良いですね。各支部の予実対比などがリアルタイムに確認できるのが便利です。今までは支部からデータを送ってもらって合算処理をした後で確認できたのですが、合算したいときに支部の担当者に頼んでデータを送ってもらわないといけなかったり、担当者が不在ならばデータを送ってもらえず合算できなかったりしました。毎月費目ごとに予算対比を見ているので、リアルタイムでどこでも確認できるのが画期的です。
『財政部長』『Web財政部長』導入のご感想やご要望
サポートセンターもスピーディーに対応してくれる
導入当初は残高が合わなくて、サポートに見てもらってきれいになり助かりました。困ったときにスピーディーに対応してくれて本当に助かっています。システムを入れただけでサポートが二の次だと業務が止まってしまうし入れた意味がないです。サポートがないと逆に恐くて導入できませんね。j.unionは『財政部長』に限らず名簿管理システムでもアンケートシステムでもサポート体系がしっかりしているので安心して使えます。
決算報告書作成が大幅に工数削減できた
決算報告書を作成するのに、今まではいろいろなところから数字を拾っていました。このエクセルのこの数字はここにとか、複数のシートから数字をもってきていました。関数がずれていたりして苦労したことも過去にありましたが、『財政部長』を導入して工数が1/3くらいに減りました。
ユーザーインターフェースが良い
インストール版でも会計業務が簡素化され使いやすくなりましたが、Web版はレスポンスが速く、端末を限定しないためどこでも作業ができることに大きな利便性を感じました。ユーザーインターフェースもかなり洗練され使いやすくなりました。j.unionはいつでも困ったときに頼れるサポート体制がしっかりしているので、新しい商品でも購入することができました。