とにかく手間と時間がかかっていた

会計を月末に締めた後、月初にまとめて100枚以上の伝票を1人で全部入力しなければならず、出力した後は間違いがないか、2人で伝票の読み合わせをしていました。複数人で科目や金額を確認していたのですが、現金と出納帳の数字が10円合わないときには、なぜ合わないのかと全部を見直したり、伝票を2枚1組で作成していたのでホチキスで留める作業に追われたり、ドット式プリンターは位置を合わせることも難しくて印刷にも手こずったりと、とにかく手間がかかっていました。委員長や書記長も、まとめて伝票を確認しなければならず、内容をじっくり見る余裕がなかったようです。月例の監査時に、これは何だったかなということもありました。

何かあってもどうすることもできない不安があった

プログラムを作ってくれたエンジニアは個人で仕事をされている方だったので、連絡が取りづらいときがあり、連絡が取れなくなったらどうなるのかという不安もありました。何かあっても誰もわからないし、直せない。最後のほうは不具合が多かったのですが、直すのはすべて有償だったので、年間で費用がどれくらいかかるのかわからないのも不安でした。会計プログラムを別発注する案も数年前からありましたが、組合独自の会計を理解してもらうのに時間がかかりスムーズにいきませんでした。

一般会計と特別会計が1つのソフトで管理できる

一般会計と特別会計（14会計）が1つのソフトで管理できるところや、会計専用のPCが不要であり、サポート体制が整っているところが決め手でした。サポート料金が決まっているので、利用料金が明瞭で予算化できるところもいいです。

丁寧な説明で不安が解消

実は、『財政部長』ではない他の組合専用の会計ソフトの見学に行ったこともあったのですが、金額も高く、なんとなく合わない気がして受け入れられなかったんです。『財政部長』のデモを見たときには、これを使えば便利になるんだろうなというイメージは持てました。ただ、旧システムは面倒だったけれど、慣れているし、今の自分たちのやり方をくずしたくないという思いもあり、『財政部長』を導入するのに不安がありました。それまで佐世保重工労組独自の会計処理をしていたので、導入前に、「これはどうなるんですか？」とj.unionの担当者にたくさん質問しました。今やっていることをなかなかうまく説明できないこともありましたが、「こういうことでしょうか？」とj.unionの担当者がうまくくみ取って理解して、「こうなります」と丁寧かつ的確に説明してくれました。

手作業が減り間違いがなくなった。専用のパソコン、帳票の発注がなくなった

『財政部長』の導入前は、組合独自の赤い伝票・青い伝票に科目印を押して、摘要を書いていました。『財政部長』では科目をピッと選ぶだけ、摘要も入力するだけで、A4用紙の伝票や出納帳に印刷されます。摘要の登録もできるので月例伝票の作成に便利。伝票作成の手作業が大幅に減りました。科目印やデータ印を使うこともなくなったので、指も汚れません。月次帳票だけでなく、決算書類も格段に速く作成できます。以前は、入・出金伝票、出納帳、元帳の全てを組合専用の用紙で印刷会社に発注していました。現在はA4コピー用紙で全ての帳票の出力ができます。

毎月、月初めに、ひと月分をまとめて入力していたのが、毎日事案ごとに入力するようになり、その都度複数人で確認するので、労働力・時間が分散されて気持ち的にも楽になりました。急にPCが故障してPCの入れ替えがあったり、PCのバージョンが変更されたときもサポートセンターから最新の『財政部長』のソフトを無償で提供してくれたので助かりました。(※)

以前は、煩雑だったからか残高が合わないときもありましたが、『財政部長』になってからは間違いがなくなりました。伝票も少なくなり保管もしやすくなりました。

※

年間サポートサービスベーシックプランまたはライセンスプラン会員様にはバージョンアップ版を無償提供しております。

会計処理が一本化された

手書きの伝票を独自のプログラムやロータスに打ち込んでいたのですが、現在は一般会計と特別会計を『財政部長』で処理することにより、会計処理が一本化されました。会計全般が見渡しやすく、月例の内部監査報告や決算書類の準備がしやすくなりました。