導入の背景
便利だったが使わないメニュー・機能が多かった前システム
『Web財政部長』を導入する前は、企業会計向けのシステムを開発会社にカスタマイズしてもらったものを使っていました。支部に仮伝票を入力してもらったものを承認し、最後に全部まとめて決算する、という流れです。便利は便利だったんですが、組合会計にそぐわない点があったり、使わないメニューや機能が多くて動作も重たく感じました。
直感的ではない操作と画面遷移で迷うことが多かった
メニューの多さもそうですが、操作にしても例えば、入力はこちらから、でも印刷は別のメニューからたどる必要があるなどとやりたいことが同じ画面でできないところは煩雑に感じました。本部はシステムをさわる機会が多いこともあり、頻繁に操作していればそのうち慣れていけたのですが、支部の担当者は全員非専従で、せいぜい月に数回しか使わないので、都度どれを選んだらいいのか、迷うことが多かったです。
本部と支部で画面が異なりサポートが困難だった
サポートの契約上、支部から開発会社へ直接問い合わせをすることができず、本部で問い合わせを集約する必要があったのですが、本部と支部の画面構成がまったく異なり、支部から問い合わせを受けても、同じ画面を見てできませんでしたので、的確に対応できないストレスがありました。
『Web財政部長』に決めたポイント
シンプルで使いやすそうな画面である
今までのシステムが複雑だったこともあり、最初に『Web財政部長』を見た時に使いやすそう、言葉は悪いですが素人が見てもわかりやすそうなインターフェースだなと思いました。デモ版でさわってみても、これだと画面遷移もわかりやすいね、と好評だったので、「いままでのシステムの複雑さ・煩雑さとは違うところ」が1番の決め手だったかもしれません。
組合会計専用である
使いやすさは、『Web財政部長』が組合会計専用システムだからというのもあるかもしれないですね。不要な税金計算などのメニューもありませんし、必要なものしかありません。乗り換え自体は大変な面もありましたが、思ったより順調に移行できたね、と話しています。新しいシステムの導入にあたってのストレスが最小限だったのは、以前よりはるかにわかりやすく、まったく違うシステムだから、ということもあると思います。
自組織に合っている
（全国各地の拠点から同時入力できる）
システムの乗り換えにあたっては、もちろん他社のシステムも検討しました。ただ、実際に我々が求めている運用イメージとは異なって、1つの拠点・単体で利用する想定のものがほとんどでした。その点、『Web財政部長』はクラウド型で、全国にある支部から同時にアクセスしても耐えられます。メンテナンスは不要ですし、サポートもランニング費用に含まれているので、大幅にコストカットできました。
ちょうどタイミングが良かった
これまでは、サーバーを5年に1度リプレースし、それにプラスして毎年のサーバー保守費用がかかっていました。前回、j.unionに相談した時にはまだ『Web財政部長』がありませんでしたが、今回のサーバーリプレースのタイミングで、j.unionから「そろそろですね…」とアプローチもあったおかげで、乗り換えの話が進みました。
導入効果
作業がなめらかになった
『Web財政部長』への切り替え前に、本部・支部の担当者を集めた研修会・説明会を行いました。支部の担当者からは、「画面が見やすい」「メニューもシンプルでわかりやすいので、迷うことなく押せるのがいい」「前のシステムとは変わったけど、それでも見ればすぐにわかる」といった声が挙がりました。「今これがしたい」が同じ画面内にあるので、一連の作業の動きがとてもなめらかになりました。ちょっとしたことですが、科目は番号だけでもリストからでもどちらからでも選べるところも気に入っています。
説明・引き継ぎが楽になった
導入した後、ちょうど10月末に支部の新任研修をやったのですが、『Web財政部長』にも実際にさわってもらいました。会計初心者も多かったので、まずは「摘要が、貸方が」といった説明ではなく、「右にこれ、左にこれ」と言えば、はじめてでもイメージがつかめるようでした。また、本部と支部、ユーザーによって使えるメニュー・機能を変えているのですが、基本同じ画面ですので、説明やサポートがしやすいです。
サポートセンターに的確に助けてもらえる安心感が持てた
支部でうまく動かなかった場合には、サポートセンターに連絡して支部のPCへ直接リモートでつないでもらって、同じ画面を見ながら問題解決ができました。これまでの電話やFAXでのやり取りではなかなか意思疎通が図りにくかったので、本当に助かりました。今は、ひととおり操作にも慣れましたし、支部から本部への問い合わせはほとんどありません。本部では情報共有してやり方を教え合ったり、一緒にスキルアップしています。
作業時間がぐっと短くなった
この間、『Web財政部長』に切り替えてからはじめての監査があったのですが、これまでのがばかばかしいくらい早く終わりました。これまで、月次決算や2カ月分の収支計算書など、いろいろExcelで作っていましたが、時間短縮につながっています。お気に入り（よく使う機能）は結構みなさん活用しているみたいです。とにかく速く処理できるので、逆にギリギリに作業して切羽つまらないよう、気をつけようと思っています（笑）。また、これからは、（伝票の）テンプレート登録ももっと活用できたらと思っています。
